早いもので、そろそろ年度末のことも考え始める時期が迫ってきました。
｢時間外労働･休日労働に関する協定（36協定）」の更新時期が近付いてきた企業も多いかと思います。
この36協定は、毎年度、労働基準監督署に提出が必要なもので、かつ労使協定ですので、基本的には事業場の労働者の過半数で組織する労働組合、労働組合がないときには労働者の過半数を代表する者（以下、従業員代表）との書面での協定が必要となります。
労働組合がない場合は、改めて従業員代表を選出することもあるかと思いますので、このタイミングで、選出方法や役割を再度ご確認いただきたいと思います。
従業員代表の選出の仕方
従業員代表の要件としては、以下2点が定められています。
①労基法第 41 条第2号に規定する監督又は管理の地位にある者でないこと
②労基法に規定する労使協定の締結などを行う者を選出することを明確にして実施される投票、挙手などの方法による手続により選出された者であること
選出手続きは、投票や挙手の他に、従業員の話し合いや持ち回り決議などでも構いませんが、従業員の過半数がその人の選任を支持していることが明確になる民主的な手続きが必要です。
選出に当たっては、パートやアルバイトなどを含めてすべての従業員が手続きに参加できるようにしましょう。
選出の際の注意
会社の代表者が特定の従業員を指名する、親睦会の代表者や一定の役職者を自動的に代表とするなど、使用者の意向によって過半数代表者が選出された場合、その協定は無効となります。
また、社内メールの一斉送信などで意向を確認する場合に、そのメールに対する返信のない人を信任（賛成）したものとみなす方法は、一般的には、従業員の過半数が選任を支持していることが必ずしも明確にならないものと考えられます。
従業員の過半数が選任を支持しているかどうかを確認するために、電話や訪問などにより、直接従業員の意見を確認するようにしてください。
アンケートフォームの機能を利用して確認することも一つの手段です。
なお、従業員代表の任期は法律では定められていませんが、代表者の異動や退職もありますので、36協定などの有効期間に合わせて1年とすることが一般的です。
従業員代表の役割
◆労使協定の締結（36協定など）
36協定をはじめとした労使協定の締結を行います。
特に36協定や1年単位の変形労働時間制の協定については、協定書を兼ねる場合は、引き続き、署名又は記名押印など労使双方の合意が明らかとなる方法で締結する必要があります。
◆就業規則作成･変更時の意見聴取
就業規則を作成又は変更は事業主が行いますが、労働条件が一方的に不利益に変更されたり、極端に厳しい服務規律などが定められることがないよう、就業規則の作成･変更の際には従業員側の意見を聴く必要があります。
「意見を聴く」とは、作成内容や変更内容に対して意見を求めることで、同意を求める、協議を行うことまで要求しているものではなく、事業主はその意見に拘束されるものではありませんが、労働条件は労使対等な立場で決定することが原則ですので、出された意見については十分配慮し、できる限り尊重することが望ましいです。
◆寄宿舎規則作成･変更時の同意
事業の附属寄宿舎に従業員を寄宿させている場合においては、会社が寄宿舎規則のうち以下の事項について、新たに定め、または変更する際には、従業員代表の同意を得る必要があります。
・起床、就寝、外出および外泊に関する事項
・行事に関する事項
・食事に関する事項
・安全および衛生に関する事項
従業員代表の取り扱い
事業主は、従業員が過半数代表者であることなどを理由として、労働条件について不利益な取り扱いをしてはいけません。
また、従業員の意見集約などを行う際に必要となる事務機器（社内イントラネットやメール等を含む）や、事務スペースの提供を行うなどの配慮をする義務があります。
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