【令和3年4月より】就業規則や36協定届の電子申請と注意点は?

新型コロナウィルス感染拡大防止のためにも、労働基準監督署への届出や申請は、電子申請の利用が推奨されていますが、令和3年4月から、電子申請が更に簡便化されることになりました。


1⃣届出・申請可能な手続き

<労働基準法に定められた届出>・・・51種類

・時間外・休日労働に関する協定届(36協定届)
・就業規則(変更)届出
・1年単位の変形労働時間制に関する協定届 など

<最低賃金法に定められた申請>・・・9種類

・最低賃金の減額特例許可の申請 など


2⃣電子署名・電子証明書は不要!

これまで電子申請を行うには、電子署名・電子証明書が必要でしたが、令和3年4月からは不要となります。

準備は①e-Govからアカウントを登録し、②フォーマットに必要事項を入力するだけとなります。


3⃣事業場ごとに労働者代表が異なる場合であっても、36協定の本社一括届出が可能に

これまでは、全ての事業場について1つの過半数労働組合と36協定を締結している場合のみ、本社一括届出が可能でしたが、令和3年3月末から、事業場ごとに労働者代表が異なる場合であっても、電子申請に限り36協定の本社一括届出が可能になります。


4⃣受付印が印字された控え書類も発行

電子申請で届出ると、受付印はもらえるのか疑問に思う方もいらっしゃると思いますが、以下3点については届出内容に受付印が印字された控え書類が発行されます。

・36協定届
・就業規則(変更)届
・1年単位の変形労働時間制に関する協定届


5⃣就業規則の本社一括届出を電子申請で行う際の注意点は?

複数の事業場を有する法人において、支社の就業規則が本社の就業規則と同一の内容のものである場合に、本社所在地を管轄する労働基準監督署長を経由して一括して届出することができます。(複数の事業場を有する企業等が、当該企業等の複数の事業場において同一の内容の就業規則を適用する場合であって、本社において一括して就業規則を届け出る場合に行うことができます。)
単独の事業場として届出する場合、本社と各事業場の内容が異なる場合は本社一括届出はできません。

<e-Govで届出る内容>

・就業規則(変更)届
⇒e-Govの画面にて入力

・労働者代表の意見書
⇒PDF等で添付
⇒署名、押印不要の為、すべて印字したものでも可。ただし労働者の過半数で組織する労働組合がない場合には、各事業場ごとに労働者代表を選出し、意見書を添付する必要あり。

・就業規則本体(変更する規程すべて)
⇒PDF等で添付

・本社一括届出事業場一覧CSVファイル
【就業規則(本社一括)】一括届出事業場一覧作成ツールにてCSVファイルを作成して添付

届出自体は非常に簡便化されていますが、社内の実務的にはこれまで通り、労働者代表を選出するという手順が不要になるわけではありません。実際どのように労働者代表を選出したかどうか、選出方法について確認を求められた際に説明ができるよう、記録を残しておくことが望ましいです。


6⃣36協定の本社一括届出を電子申請で行う際の注意点は?

本社機能を有する事業場の使用者が本社所在地を管轄する労働基準監督署長に一括して届け出ることができる制度です。(複数の事業場を有する企業が本社において一括して時間外労働・休日労働に関する協定(協定事項のうち「事業の種類」、「事業の名称」、「事業の所在地(電話番号)」、「労働者数」以外の事項が同一であるもの)を届け出ることができます。)
なお、時間外労働・休日労働に関する協定の締結当事者の要件を満たさない場合には、当該協定は無効になります。

<e-Govで届出る内容>

・届出書
⇒e-Govの画面にて入力

・本社一括届出事業場一覧CSVファイル
【時間外・休日労働協定(本社一括・適用猶予)】一括届出事業場一覧作成ツールにてCSVファイルを作成して添付

こちらも届出自体は簡便化されておりますが、これまで協定届に署名・押印をすることで協定書と兼ねていた会社が多いかと思います。

しかしながら、電子申請では協定届に署名・押印をすることができないため、協定届とは別に協定書を作成する必要があります。

協定書は労働者の過半数で組織する労働組合がない場合には別途事業場ごとに結ぶ必要があるため、就業規則と同様に、実務的にはあまり変わらないかもしれませんが、支店や店舗数が多い会社にとって個別に届出しなくても良いという点については電子申請のメリットがあるといえるでしょう。

(参考)労働基準法・最低賃金法などに定められた届出や申請は電子申請を利用しましょう!

 




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